El control de gastos:
Una buena organizacion del ama de llaves remedia gastos innecesarios en la empresa hotelera,la perdida de tiempo mediante multiples viajes esperando recibir suministros un empleado es una de las tantas razones por las cuales se agudizan los gastos.
Los empleados deben tener las herramientas apropiadas para evitar excesivo tiempo en los viajes,igualmente en el intercambio de equipos entre tareas;por ejemplo un empleado sale del area de ama de llaves con una aspiradora,y retorna a los diez minutos por una escoba y un recogedor,retorna despues por la ropa y asi susesivamente.
Algunas reglas para evitar gastos innecesarios:
- Asignar habitaciones al azar durante baja ocupacion significa perdida de dinero.es importante definir un sitema que restrinja las habitaciones disponibles en ciertas areas predeterminadas como sea posible,mientrasque haya diferentes tipos de habitaciones disponibles para los huespedes.
- En tiempo de baja ocupacion,no asigne habitaciones fuera de la ruta de una particular seccion para la limpieza.Despues de uno o dos dias puede haber suficientes habitaciones sucias en esa area para que valga la pena enviar auna camarera a esa area.
- De instrucciones a las camareras de permanecer en sus secciones y utilizar el telefono para solicitar los suministros necesarios.
- Asegurarse que el programa de entrenamiento para las camareras este minimizandio las necesidades de enviar auna camarera de regreso auna habitacion que ha sido arreglada inapropiadamente.
- Instalar un programa de control de calidad en la lavanderia para eliminar la posiblidad de regresar linos manchados que hayan sido enviados alos pisos.
- iniciar un programa de mantenimiento preventivo de las aspiradoras para mantenerlas funcionando.
- Mantener adecuados pares de linos frecuentemente las predidasde dinero se deben aeste punto.
- Asignar a una persona en la tarde para reabastecer los carros de las camareras con linos,papel higienico,pañuelitos,y vasos.
- Preparar la cesta de suministros o amenities en el almacen central para ser entregados alas camareras cada mañana.
- Organizar los carros de las areas publicas en lugares de almacenamiento para selo mas eficiente el tiempo del personal de limpieza.
- organizar la asignacion de los espacios de areas publicas en tal forma que tenga sentido no solo por la ubicacion si no tambien por las tareas .
Encuentre las soluciones siendo un buen observador con las debilidades que se tengan en el proceder para evitar perdias de tiempo en los empleados.
Suministros de operacion:
Incluye los articulos de inventarios no reciclbles tales como suministros y amenities para huespedes,suministros de limpiezay pequeño equipamiento.El ama de llaves debe presupuestar el costo de estso articulos con base al costo de habitacion ocupada.
Para la conveniencia y uso de los huespedes el hotel puede ofrecer entre los suministros;esferos papeleria, fosforos ,shampoo,papel higienico y kleenexs,bolsas de basura,y otros amenities que el hotel pueda ofrecer.
El costo de suministros `por habitacion ocupada es el mismo costo del articulo.La cantidad presupuestadade de suministros de habitacion esta determinada por la multiplicacion de su costo por el numero de habitaciones ocupadas presupuestadas.
Los suministros de limpieza no solo son quimicos,tambien son equipos utilizados a diario como cepillos,escobas,botellas spray y trapos.
El ama de llaves podra tener un efectivo sitema para hacer seguimiento a cada uno de los articulos en los diferentes niveles de ocupacion.
Uniformes:
Para el costo y reposicion de uniformes se debe tener una provision en el presupuesto de operacion.Debe ser reflejado en el presupuesto el costo de lavado en seco,asociado con la reparacion de los mismos.Los uniformes son articulos de inventario de reciclables,la necesidad de nuebos uniformes durante el periodo proyectado dependera de la rotacion del personal y nuevos empleados contratados.El costo debe ser calcuado por cada prenda de cada clase de uniformes.El numero de personas que trabajan en cada posicionuniformada deve ser dado por recursos humanos como tambien el numero de mujeres y hombres.
Control de gastos
Basicamente hay cuatro metodos que se pueden usar:
Un precio record ,efectiva programacion de horarios,cuidadoso entrenamiento y supervision,compras eficientes.
Un record preciso es el primer paso para identificar problemas con relacional manejo de inventario.Este proceso permite monitorear el promedio de uso,costos de inventario,y variaciones relacionadascon el procedimiento estandar de limpieza.
La efectiva programacion de horarios permite controlar salariosy pagos y el costo relacionadocon los beneficios de empleados.
Entrenar y supervisar no debe ser visto como un sobrecosto,el entrenamiento que ofrezca alos nuevos empleados"actualizarce" significa una reduccion de tiempo con una mayor productividad,una diligente y sercana supervision y un efectivo entrenamiento puede asegurar que las normas de productividad y desempeño se logren ,al mismo tiempo que brindan mejoramientos.
Sistema de compras:
El inventario permanente es el gasto mas controlable en el departamento del ama de llaves.
Aunque las compras las hace el departamento de compras las cantidades y especificaciones son suministradas por cada departamento.
Reposicion de linos:
Es el gasto mas alto enel presupuesto del ama de llaves,la clase de material y el color afecta en la reposicion,los de color son mas costosos duran menos que los blancos.Son comprados de acuerdo aun programa trimestral.Comprar grandes cantidades puede reducir el costo unitario
.El precio en lavanderia es mas importante que el precio inicial.
El costo del lavado puede ser determinado,multiplicando el peso de los articulos por el costo por libra del lavado y multiplicado nuevamente por el numero de lavados del articulo antes que demuestre deterioro.
Reposicion de uniformes:
eL ama de llaves es responsable del recibo y almacenamiento y control de los nuebos uniformes que estan en el almacen pero que aun no se han dado e n servicio,se debe tener en cuenta su durabilidad ,promedio de vida,y calidad del material.El precio se tiene en vuenta en segundo termino.
Compra de suministro en operaciones.
Muchas cadenas hoteleras tienen sus compras centralizadas y tienen un sistema de compra nacional para obtener grandes descuentos,pero la mayoria son llevados acabo individualmente por el ama de llaves .Antes de comprar se deben tener muestras para conocer sus especificaciones ,conveniencia,cantidad ,facilidad de manejo y requerimientos para el almacenamiento son importantes como el precio para determinar si el producto es economico.Productos alternativos deben ser investigados y comparados en terminos de mejoras durabilidad precios y valia.
Una hoja de trabajo puede ser utilizada para monitorear la tarifa de uso y costo para las diferentes clases de suministros mantenidos en inventario.Multiplicando el numero de unidades utilizadas por el costo unitario da el costo total del producto usado durante el mes dividiendo el total del costo por el numero de habitaciones desocupadas da el costo por habitacion ocupada de cada producto .
Utilizando una misma medida de calculo se puede dividir por el numero de habitaciones ocupadas para determinar el uso de cada producto por habitacion ocupada.
Presupuesto de capital:
Por lo general se lleba mensualmente.
La compra de articulos con relatibo costo alto y un promedio de vida esta incluido como parte del presupuesto del capital por que ellos son una inversion de capital adicional hecha por el hotel.
El ama de llaves solicitara fondos para la compra de equipos,maquinaria,y estara preparada para su justificacion.
Un alto porcentaje de compra de materiales de equipos representan gastos de capital para el hotel,por lo tanto se requiere de una planeacion.
